Bir dostumla mühasiblə yaşadığı bir təcrübə haqqında söhbətdən sonra bu məqam mənə evə gətirildi. HMRC-dən səhvlərlə dolu olan və artıq etdiyi ödənişləri tələb edən məktub aldıqdan sonra o, çox ehtiyac duyulan əminlik üçün mühasibindən kömək istədi. Mühasibat firması ilə aylıq 125 funt sterlinq və ƏDV məbləğində daimi razılaşma olmasına baxmayaraq, onun iyulun ortalarında göndərilən yardım sorğusu komandanın məktəb tətilində olduğunu və bir neçə gün ərzində cavab verəcəyini bildirən avtomatlaşdırılmış cavabla qarşılandı. Bu vaxt onun adi hesabı uğursuz gəldi. O, “biz bunu araşdırırıq” adlı qısa bir yeniləmə almadan altı iş günü keçdi və sonra susdu. İki həftə sonra, əlavə məlumat olmadan, o, ofisin avqustun 30-da yenidən açılacağını bildirən başqa bir avtomatlaşdırılmış mesaj almaq üçün yenidən əlaqə saxladı - həll edilmədən altı həftəlik ümumi gözləmə. Nəticə etibarı ilə dostum indi yeni mühasib axtarışındadır.
Tətil zamanı biznes üçün ünsiyyət məsləhətləri
1 Əvvəlcədən xəbərdar edin
Tətilinizi əvvəlcədən planlaşdırmısınızsa və ya bu yaxınlarda uzaqlaşmağa qərar verdinizsə, komandanızı mümkün qədər tez məlumatlandırmaq çox vacibdir. İki həftəlik tətil elan etmək üçün son ana qədər gözləmək, sizin yoxluğunuzda işlərinizi idarə etməli olan həmkarlarınızın üzərinə lazımsız stress və yük yarada bilər. Adekvat hazırlıq vaxtı işin davamlılığını təmin etmək üçün əlavə iş götürənlər üçün deyil, hər kəs üçün vacibdir.
Gedişinizdən ən azı bir ay əvvəl həmkarlarınızı xəbərdar etməyiniz məsləhətdir, xüsusən də təşkilatınızda mühüm rol oynayırsınızsa. Hər hansı bir nəzarətdən qaçmaq üçün tətilinizə gedən həftələr və günlər ərzində komandanızı yeniləmək üçün xatırlatmalar təyin edin ki, bu da rahat keçidi təmin etməyə və gözlənilməz sürprizlərin qarşısını almağa kömək edir.
2 Nümayəndə İşi və Tapşırıqları
Hər bir detalın diqqətlə əhatə olunduğundan əmin olun. Yarana biləcək hər hansı bir ssenari, öhdəlik və ya potensial problem üçün hərtərəfli hazırlıqlar aparın. Həmkarlarınızı seçmək, onlara müəyyən rolları yerinə yetirmək üçün rəhbərlik etmək üçün təşəbbüs göstərin və onlara həvalə etdiyiniz vəzifələrlə bağlı onların hərtərəfli təliminə vaxt ayırın. Əgər kimsə sizin müştəri ilə qarşılıqlı əlaqəyə girirsə, onları hər bir müştərinin unikal tələbləri və gözləntiləri haqqında bütün lazımi məlumatlarla təchiz edin. Başqa bir şəxs sizin rəhbərlik etdiyiniz layihəni müvəqqəti idarə edərsə, onlara qarşıda duran məqsədlərin tam siyahısı ilə təmin edin.
Əsas faylların yerlərini, müxtəlif layihələr üçün kontaktları və fövqəladə halların idarə edilməsi prosedurlarını təfərrüatlı şəkildə əks etdirən hərtərəfli bələdçi hazırlayın. Məqsəd, tətil zamanı əmin-amanlığınızı pozan təcili sorğuların selinin qarşısını almaqdır. Ehtiyatlı yanaşmanın mənimsənilməsi məsuliyyətlərinizin etibarlı əllərdə olmasını təmin edir və sizə rahatlıq verir.
3 Əvvəlcədən Ünsiyyət Kanallarını Hazırlayın
Tətildə olarkən müştərilərlə əlaqəni dayandıra bilmirsinizsə, lazımi məktubları və sənədləri istənilən yerdə ala bildiyinizə əmin olun. İndi hətta var iPhone-dan FAKS: Faks Tətbiqi, faks maşını əvəz edə bilər. Bu onlayn faksı smartfondan sərbəst şəkildə emal etmək, qəbul etmək və göndərmək olar. Əgər sizdə faks proqramı və iPhone varsa, sənədlərlə işləmək üçün lazım olan hər şey var. Bu misal kimi, siz müştərilərlə digər ünsiyyət növləri ilə əlaqə planını nəzərdən keçirməlisiniz.
4 İşə Qayıdış Planı qurun
Bir müddət istirahət etdikdən sonra ofisə qayıtmaq çox vaxt qorxulu ola bilər. Çox güman ki, sizi oxunmamış e-poçtlar, səsli məktublar, qeydlər, yeniləmələr, çağırışlar və təcili sorğuların uçqunu ilə qarşılayacaqsınız.
İş prosesinizə daha rahat qayıtmaq üçün fasilədən sonra sizi nələrin gözləyəcəyi ilə bağlı strategiya qurmaq müdrikdir. Yoxluğunuz zamanı baş verən mühüm hadisələrdən xəbərdar olmaq üçün bir neçə komanda üzvü ilə brifinq sessiyası təşkil etməyi düşünün. Əvvəlcə ən vacib e-poçtlara diqqət yetirmək üçün gələnlər qutusunu təşkil etməyə üstünlük verin. Komandanızla şəffaf və açıq ünsiyyət saxlamaq çox vacibdir ki, bu da sizə uzaqlaşdığınız layihələr və ya məsuliyyətlər üzrə əldə edilmiş inkişafı və irəliləyişləri hərtərəfli anlamağa imkan verir.
5 Ofisdənkənar Səsli Poçtu quraşdırın
Hər bir bazanın əhatə olunduğundan əmin olun və bütün mümkün ssenarilərə, tapşırıqlara və ya böhranlara hərtərəfli hazır olun. Həmkarlarınızla əlaqə saxlayın, onlara xüsusi vəzifələri həvalə edin və onlara həvalə etdiyiniz tapşırıqlar üzrə hərtərəfli təlim keçin. Əgər kimsə sizi müştəri görüşlərində təmsil edəcəksə, onlara müştərilərin unikal tələbləri və üstünlükləri haqqında ətraflı məlumat verin. Əgər siz yoxluğunuzda başqa bir həmkarınız müəyyən bir layihəyə rəhbərlik edərsə, onlara tamamlanması lazım olan hər bir işi təfərrüatlandıran tam işlər siyahısı təqdim edin.
Vacib faylların yerlərini, müxtəlif layihələr üçün əlaqə nöqtələrini və fövqəladə halların idarə edilməsi prosedurlarını təfərrüatlandıran hərtərəfli bələdçi hazırlayın. Məqsəd, çimərlikdə istirahətinizi dayandıran təcili e-poçt selinin qarşısını almaqdır. Yola düşməzdən əvvəl layihələrinizin bacarıqlı əllərdə olmasını təmin edərək, ehtiyatlı olmaqda səhv etmək daha müdrikdir.
Nəticə
Müştərilərə əlçatan olmamağınız barədə əvvəlcədən məlumat vermək ehtiyatlı bir təcrübədir. Məsələn, mən məzuniyyətdə olanda daimi müştərilərim artıq bilirlər ki, bu müddət ərzində heç bir məşq sessiyası təyin edə bilməyəcəklər. Mən ofisdən kənarda olacağım tarixləri qeyd etməklə, qəbul edilən mesajları təsdiqləmək üçün avtomatlaşdırılmış e-poçt cavabı qurmuşam. Təcili sualları olanlar üçün cavabda əlaqə nömrəsi var. Bu nömrəyə göndərilən mesajlar mənə SMS göndəriləcək və mən 24 saat ərzində cavab verməyi öhdəmə götürürəm.
